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想要營造什么氛圍以及如何去太空種氛圍。之后制訂出相應的物流方案。若想實現這一瞟，都有哪些要求？活動雖然各不相同但是在一次活動中所學到的經驗卻可以起到舉一反三的功效。你想要的氣氛，還是某種截然不同的感受？
讓客人剛剛步入會場就感受到歡快的氣氛，從而自然而然產生出某種期盼。首先映入客人眼簾的是什么？是否吸引眼球？是否有人專門負責迎賓工作？房間內的一切是否已經準備就緒？還是準備工作尚未完成？某酒店舉行開業典禮，典禮的時間一拖再拖，而且更改時間的通知還是手寫的。按時到達的客人透過百葉窗看到了里面什么都沒有準備好，于是只好回去了。房間內的溫度如何，太高還是太低？隨著到場客人的增加，要對溫度進行調整。調低空調的溫度時要多久房間的溫度才能降下來？
餐飲是否齊備？食品是否色香味俱全？是否讓人產生食欲？是否有足夠的服務人員？某活動會場為了表現自己能力，在一次活動中聘請了低于所需的廚師。結果廚房的工作猝急而草率也就可想而知。端上桌的河蛙還沒熟，兩殼還沒有開。自助餐的食物過于復雜不便食用。取餐的客人排著長隊，其他食品準備得又不充足。另有一次游艇發布會，旨在展示游艇的新娛樂功能—博彩。游艇上準備了舞曲音樂帶，但是來參加活動的客人都是商界人士，第一次見面，彼此不熟，又沒有帶配偶，因此沒人愿意跳舞。游艇上準備的博彩籌碼只名每個人玩10分鐘左右，而游艇的行程持續三個多小時，艇上又沒有其他娛樂設施。游艇上的賭博只是為了娛樂而不是為了贏錢或獎品。最后游艇上的食物也吃光了，更是讓原本就已尷尬的書面雪上加霜。活動還邀請了電視臺來拍攝一些歡樂、激動的場面，結果只能不了了之。
將活動的所有環節從頭至尾考慮一遍。親臨現場去感受，去查看。你要將客人從步入會場到離開的整個過程在頭腦中考慮一遍。如何才能做到最好？將合同中的所有內容細細梳理一遍，確保所有費用列入預算。查看合同條款，是否符合了各項要求？相關許可證是否辦妥？要進行核查。如果條件允許，最好請人對合同的費用再次核查。所謂旁觀者清，別人可能會發現你忽略的問題。如果對費用的策劃進行了仔細的研究和改進，那么活動就可以有條不紊，一帆風順。