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迎賓不是活動策劃的第一步，卻是很重要的一步。就拿開業慶典來說吧，如果業主想讓你全權策劃整個活動環節，甚至迎賓的具體事宜也讓你操縱，那么作為一個專業的活動策劃公司，你應該怎么去做好這一工作呢？
迎賓的方式預先給活動定下了基調。活動并不是從客人步入會場的那一刻才算開始，面是從客人到達會場門口或者到達指定停車處甚至剛下飛機應當已經開始了。所以一個專業的活動策劃人員一定要充分考慮天氣、交通、時間與物流等等因素。同時迎賓工作還要考慮加入激發的活力元素，比如迎賓以什么樣的方式？給人什么樣的感覺？迎賓的方式應該能夠激起嘉賓對活動和渴望，而不是一味的單調乏味、普普通通的走進會場。要讓客人到達會場后的第一印象就里就體會到了一種與眾不同，感覺得到周圍喜慶、活躍的氛圍。可以調動客人情緒，激發客人興趣。我們公司去年在深圳國際工業設計節的開幕式上做了一個形象鮮明的簽到處，嘉賓在上面揮毫舞墨指點江山，不亦樂呼。
如果是在外地或者國外舉辦活動，接機的方式要做到別出心裁。要向當地旅游局咨詢最低費用的接機標準或促銷型的免費接機標準都包括哪些活動。較為常見的接機安排是聘請當地的樂隊為等候辦理出入境手續的客人演奏樂曲以求歡迎，同時掛出歡迎條幅，并提供當地飲品。
然而迎賓工作始于嘉賓到達的機場，活動策劃公司要事先安排妥當接送車，預定好茶點休息室。如果嘉賓中有帶老人、小孩的還要提前做好特殊準備。總之，作為活動策劃公司要充分考慮迎賓的每一個細節部分。
如果需要給嘉賓安住宿，活動策劃人員必須想盡辦法使客人的房間盡快準備好。例如，提前要安排好酒店，安排好客戶的清潔服務，提前辦理入住手續……這些事情不要讓客人抵達后也去做。
嘉賓到達會場后，活動策劃公司要采用何種方式迎賓。有時為活動營造氣氛的不僅僅是會場入口的布置，還有到達目的地的方式。是走觀光路線還是走快捷路線，是坐船還是巴士，這樣一方面可以讓嘉賓欣賞城市風光另一方面可緩解行程疲勞。提前讓客人進入放松、愜意的狀態。
如果恰逢天氣有雨，在會場的入口處要設置頂篷，要為上、下車的客人準備雨具。不論在什么地方舉辦活動，都不要讓客人遭受雨淋。否則，就是活動策劃公司的失職。
關于迎賓曲，并不是簡單的吹幾聲喇叭，而是在營造迎賓氛圍中發揮作用的工具。地毯已經鋪開，探照燈在空中掃過，空氣中彌漫著刺激興奮的氣息。萬事俱備，只等開始……在這里面要充分考慮事情的可行性。比如探照燈是不是要相關部門批準，音樂是不是開的太大。。。。。
嘉賓到達會場后受到熱烈歡迎。當客人出示請柬或貴賓卡時要在嘉賓的名單中核對、登記客人的姓名，并由志人負責領取票卷、辦理酒店入住等手續。
活動策劃公司一定要凡事早做準備，要了解迎賓工作在交通和停車方面的要求以及對于客人各自到會場的統一到會場的迎賓工作的不同方案。
活動策劃公司要了解是否需要為天氣變化做好準備，并根據法律規定辦理相關手續。例如，從停車場或下車片到會場入口之間涉及到會場入口處的頂棚、道路清理、交通指揮等。
活動策劃公司要確定會場入口數量，并確定會場是公設一個報到登記處，還是在各入口都有，以及如何辦理客人報到登記工作。
活動策劃公司要設計熱情洋溢的迎賓場面，并為隨后開始的活動創造氣氛。
活動策劃公司要了解供應商的需求，例如電力需求、安裝與拆卸的時間計劃、管理、許可證以及相關法律法規等。